Q&A: що таке ERP-система та в чому користь для агропідприємств

Які елементи має включати система,  етапи впровадження ERP-системи у агрохолдингах  та роботу із колективом — рекомендації  від ІТ директора  «Мрія Агрохолдинг» Андрія Чепіги.  

Що таке ERP-система та її застосування?

- ERP (англ. Enterprise Resource Planning System — система планування ресурсів підприємства) — корпоративна інформаційна система (КІС), призначена для автоматизації обліку й управління. Як правило, ERP-системи будуються за модульним принципом і охоплюють всі ключові процеси діяльності компанії. Якщо простіше, це глобальна система обліку даних, тобто усієї інформації, яка є у агрохолдингу, чи будь-якому іншому підприємстві. На прикладі «Мрії» вона реалізується на базі 1С і на сьогодні вона складається із однієї великої бази даних,  додаткової бази даних по обліку елеваторів, яка враховує цілодобовий рух продукції. Ця ERP-система взаємодіє із зовнішніми продуктами, які також є розробками самої «Мрії». Умовно можна розділити таким чином – є окрема ERP-система, система мобільних додатків, GPS-система, GIS-системи і додаткових технічних баз, які потрібні для поєднання різноманітного обладнання, приміром вагів і тп.

Які конкретні задачі вона може вирішувати для підприємства?

- Ця система допомагає прозорості в компанії – тобто керівництво може бачити інформацію як в цілому, так і по кожному сектору, і оперативно приймати управлінські рішення.   На різних стадіях нею користуються різні департаменти і співробітники – одні займаються введенням інформації, інші обробкою та аналізом, решта – отримують готовий результат роботи із системою.  При чому повний доступ мають лише декілька людей у компанії (так звані адміністратори системи), решта – ступінь обмеженого доступу.

Чи існують подібні ERP-системи у інших підприємствах? Та в чому відмінність системи впровадженої  саме у «Мрії»?

- ERP-система не новинка як така, її успішно реалізують на низці підприємств як у світі, так в Україні, зокрема і в аграрному секторі. Новація «Мрії» полягає в тому, що на нашому прикладі  ERP-система працює як єдина система баз даних, тоді як у решті підприємств кількість баз може досягати сотні. Умовно, кожен департамент веде облік у свій системі, і потім вони дружно намагаються звести це до єдиного знаменника. Власне, це те, з чого ми починали, адже «Мрія» історично складалася з порядку 150 юросіб. Тому закриття періоду могло тривати до 30 днів. Впровадивши систему силами ІТ-управління, ми прийшли до того, що зараз період закривається за 9 днів (і це самий самий пізній термін).  Хочемо, зрештою, прийти до трьох днів.

Фактично, одна база даних допомагає об’єднати усі дані і кожен департамент має свій доступ. Це дозволяє позбутися «подвійного» обліку, ведення додаткових непотрібних даних та документів та запровадження складних схем. Для кожного документу існує своя чітко запрограмована послідовність операцій. Стає менше плутанини і процеси пришвидшуються. Підкреслю, що ми взагалі зараз не використовуємо додаткові ПО, одна ERP-система повністю виключає потребу у них.

Читайте також: Своя ніша: що чекати від ринку ранніх овочів

Скільки часу минуло від ідеї до впровадження цієї системи?

- «Мрії» вдалось замість стандартних 5-7 років впровадити цю систему за 2,5-3 роки, адже робилось це силами власного ІТ-департаменту, а не залучених на аутсорсі компаній. Взагалі, над тим, аби система була втілена, працювали близько 15 наших ІТ-фахівців. Сама ідея народилась на початку 2016 року, активна фаза розробок припала на середину 2016, а тестування робітниками відбувалось протягом всього 2017 року. На  сьогодні у агрохолдингу немає департаментів, які не знають, як використовувати цю систему, та не розуміють її важливості для роботи. На сьогодні система запроваджена і працює на 90%, але потрібні іще доопрацювання. Власне як і будь-яка система, вона має постійно змінюватись на краще. Тому зараз ми у активній фазі її доукомплектування новим опціями.

З яких етапів має складатися впровадження ERP у компанії?

- Ми почали із регламентного бухгалтерського обліку, оскільки ведення і своєчасна здача бухгалтерської звітності контролюючим органам і кредиторам була для на нас на першому місці. Ми прибрали подвійні стандарти, ніякого додаткового управлінського обліку бухгалтери не вели. Всю первинну документацію, зокрема і виробничу, ми намагались максимально побудувати з точки зору бухгалтерії, підлаштовували  її разом із фінансовим департаментом. Далі працювали над залученням до бази виробничого департаменту та його потреб. Таким чином, виходячи із проблем та потреб, на місцях з’явився «Планшет агронома», про який вже було неодноразово сказано. З’явилися системи обліку сільгосптехніки, незабаром будемо вводити звітний лист тракториста-машиніста, дані з якого будуть автоматично з’являтися у системі (поки що ці дані заповнює агроном на планшеті, фіксуючи витрати ТМЦ), також будемо більше фіксувати операції робітників за допомогою GPS. Уже на сьогодні ми у системі онлайн за допомогою планшету можемо бачити чи дійсно агроном перебуває на своєму робочому місці, на полі.  Крім того, на виробництві ми перейшли до повної автоматизації логістики – зараз рух по маршруту фіксується автоматично, диспетчери розподіляються у автоматичному режимі, ми можемо бачити місце розташування кожної одиниці техніки, яку роботу вона виконує чи виконувала.

Крім того, ми нещодавно ввели до загальної системи опцію “казначейство”, яка дозволяє  внести заявку на витрату певних засобів, скоротити процес узгодження їх видачі, ввели можливість цифрового підпису документів. Ця опція дублюється і у мобільних додатках,  тож процес узгодження фінансових питань пришвидшився в рази. Умовно, працівникові непотрібно шукати хто поставить печатку на документи чи підпис. Зараз відповідальна за конкретний напрямок людина може зробити це з будь-якої точки земної кулі всього в один-два «кліки» мишкою.

Наскільки робітники готові до користування  системою? Чи не виникає нарікань?

- Нарікання, як і до будь-якої новинки, були і будуть ще. Втім, працівники офісної і польової «ланок» зрозуміли переваги, зараз ми оперативно отримуємо від них відгуки, вдосконалюємо опції та саму систему. Наша мета – максимально спростити її використання, наповнити тільки практичною інформацією для усіх учасників цього «ком`юніті».

Скільки часу займає навчити людину, приміром нового працівника, працювати у ERP системі?

- Користувачі системи поділяються відповідно до своїх посадових обов’язків, тож єдиного  часу для всіх не існує. Для тих працівників, які вносять первинну інформацію, максимально зручний інтерфейс для того, аби навичок потрібно було мінімум. І чим вища посада та коло обов’язків, тим більша залученість  працівника до системи – приміром, у тому ж бухгалтерському обліку. Тож на первинній ланці достатньо декілька разів показати плюс дати інструкції, а на більш складних етапах навчання може тривати декілька місяців, адже людина має скористатися усіма функціями та можливостями.

Єдина система – це своєрідний ризик. Теоретично зловмисники можуть заволодіти великим масивом даних та  неправомірно використати їх?

- Це повністю безпечно та виправдано. У нас є окремий дата-центр, який знаходиться далеко за межами України, є бекап-сервери, які налаштовані на рівні бекапування віртуальних машин. Це дає можливість у найкоротші строки відновити критично важливі дані для компанії. Приміром, для того аби відновити ERP, нашим фахівцям потрібно максимум дві години, навіть у випадку серйозної вірусної атаки.  Ми проводимо постійний моніторинг загроз і готові оперативно відімкнути проблемні ділянки від мережі, ми закрили доступ «ззовні», це фактично корпоративна мережа, до якої не мають доступу будь-які сторонні люди на компанії.

Які недоліки ERP ви встигли побачити?

- Важко консолідувати інформацію та  водночас максимально спростити користування системою, аби вона не викликала складнощів у юзерів.

Читайте також: Блакитні гроші: чи стануть багатшими сільські бюджети від газової ренти?

Компаніям із яким обсягом земельного банку доцільно користуватися ERP?

- Обсяг земельного банку не має значення. Важливо наскільки власники компаній зацікавлені в отриманні оперативних і прозорих даних. ERP потрібно використовувати не тільки у великих агрохолдингах, а й в дрібних фермерських господарствах.

Чи підраховували скільки може коштувати компанії впровадження  ERP?

- ERP – це модульна система. Все залежить від того, які напрями бізнесу будуть автоматизовані. Наприклад, можна задіяти тільки бухгалтерський облік без деталізації обліку витрат до конкретного поля, без внесення внутрішніх документів. Для цього досить купити готові «коробкові» рішення. А можна задіяти механізми автоматичного збору даних із зовнішніх систем GPS, заправних станцій та інше. З моєї практики діапазон витрат на впровадження ERP досить великий від декількох десятків тисяч до декількох мільйонів.