Офіс в хаті: що змінив електронний документообіг

Перехід на електронний документообіг декларується державою вже не одне десятиліття. Але для цього робилось мало, справжнім імпульсом до е-паперизації стало запровадження електронного цифрового підпису у 2017 році. Ну, а з курсом на діджиталізацію, який ми отримали у 2019 році з приходом нової влади та карантинними обмеженнями 2020 року, Україна почала рухатись, прямо таки велетенськими кроками, до перенесення паперів в інтернет.

Діджиталізація сьогодення

Сьогодні для бізнесу можна виділити три основних напрями електронної взаємодії із «зовнішнім світом»:

• Портал «Дія». Дає можливість не тільки носити свій паспорт та ідентифікаційний номер в телефоні, а й записатись онлайн на прийом до чиновників чи покроково створити бізнес, просто «тицяючи» екран свого смартфона. Гарним тоном для держоргану чи підприємства – стати партнером у застосунку «Дія», створивши сторінку, хоча б, з електронною чергою. Сьогодні портал представляє 94 проектів: від е-Нотаріат, е-Майно до е-Школа, е-Соцзахист та е-Дозвіл. Поки що функціонал цих проектів обмежений, ви не отримуєте повний перелік послуг від нотаріуса чи соцзахисту, але їх можливості постійно розширюють.
• Електрона ДПС. Саме на онлайн-послугах від податкової проводять найбільше часу українські підприємці. Тут можна сплатити податки, отримати дані із різноманітних фінансових реєстрів, також оформити послуги реєстратора розрахункових операцій для смартфонів. Електронними сервісами від ДПС активно користуються 2,6 млн платників податків. За 2020 рік їх кількість збільшилась на 36%. У ДПС стверджують, що оцифрували майже 99% всіх своїх сервісів та послуг. Лише за 2020 рік кількість адміністративних послуг збільшилась на 30 одиниць - з 96 до 126 послуг.
• ЕДО із партнерами. Електронний документообіг із контрагентами тільки набрав обертів в часи весняного локдауну у 2020 році. Agravery.com повідомляло про збільшення попиту українських аграріїв на дистанційні договори. Обом потрібно лише мати електронний підпис, назначити відповідальну особу та прописати ЕДО у спільному контракті. На ринку безліч компаній готових вам налаштувати програмне забезпечення, яке забезпечить вам теледокументообіг. 

Сільська практика

На тлі третьої або четвертої хвилі коронавірусної пандемії, все більше країн закликають сплачувати податки, заповнювати звіти та декларації в електронному вигляді. Все це заради нашої безпеки, але не всюди в Україні є така можливість. Сільськогосподарський обслуговуючий кооператив «Молочна ріка» має понад 40 членів. Керівництво об’єднання, члени якого мешкають у Дніпропетровській та Харківській області, раді би повністю перенести свої відносини із учасниками СОК в мережу інтернет, але в селі це вдається не всюди.

Читайте також: Кукурудза та соняшник. Як підвищити ефективність КАС та РКД

«Документообіг із державою в нас повністю відбувається через інтернет, а ось виплачувати гроші нашим членам доводиться готівкою, а для цього потрібно роздрукувати акт. Справа в тому, що не всюди по наших селах є банкомати й термінали», - розповіла менеджерка кооперативу Марина Дрімуш.

«Ми зареєстровані як одноосібники. Як молодь, я повністю перейшов на електронний документообіг. А ось люди похилого віку не завжди обізнані, як користуватись комп’ютером, не кажучи про сплату податків. Плюс, не всюди в нас є інтернет з’єднання. Літні люди більше довіряють паперу ніж сайту», - каже член Правління СОК «Молочна Ріка» Костянтин Джуман.

Коннект із державою

Протягом минулого року ДПС отримано і опрацьовано більше 7 млрд електронних документів, 6 млрд фіскальних документів з класичних РРО, 112 млн чеків програмних РРО, 481 млн електронних документів платників податків. При цьому, органами ДПС надано 4,7 млн послуг в ЦОПах, з яких 1,2 млн в електронному вигляді. Контакт-центром ДПС надано 900 тис. послуг.

У листопаді 2020 року ДПС запустив у популярних мессенджерах онлайн бота «InfoTAX». Він на ваш запит надає наявну інформацію про стан розрахунків із бюджетом, реєстраційні та облікові дані, результати обробки документів, виникнення податкового боргу, строки подання звітності та сплати податків, інформацію СЕА ПДВ тощо.

Читайте також: Контроль і захист. Особливості безпеки зернових колосових у весняно-літній період

Також, згідно законодавства, до 1 січня поточного року бізнесмени мали вести свої доходи у книгах обліку доходів за спеціальною формою та вимогами. Із початком 2021 року паперовий варіант вже не потрібний. «Свято прийшло» і у відділ кадрів - скасована трудова книжка. Тепер її заповнюють онлайн.

Мінцифри та Мінфіном вже підтримано ініціативу податкової служби і 3 проєкти та 17 підпроєктів включено до каталогу проектів цифрової трансформації країни. Це – «е – акциз», «е – РРО», та наймасштабніший проєкт «е – податки», який містить 12 підпроєктів та 50 нових сервісів в онлайн.

Контрагент в смартфоні

До коронакризи експерти відмічали, що кількість людей, які перейдуть на «дистанційку», до 2022 року збільшиться до 1,87 мільярда, а це близько 42,5% від загальної робочої сили. Звісно, пандемія збільшить ці показники. Офіс на дому буде грати велику роль і у 2021 році. Бізнес в Україні має дякувати запровадженому закону, який надає юридичну силу електронному документу.

«З урахуванням глобальних тенденцій, які несе пандемія, тренд на «онлайн» буде зберігатись. Все більше підприємців працюють між собою завдяки електронному документообігу. Це швидко, не потрібно витрачати час і кошти на відправку документів. Ми відразу бачимо, що є і чого немає, це забезпечує своєчасність подачу документів. Єдине «але» - були розбіжності, коли документ відправляли в останній день місяця, а підписували в перший день наступного. Виникало питання, в який звітний період потрібно зараховувати податкові зобов’язання. Податкова вже навіть дала роз’яснення, що датою виникнення зобов’язань буде дата створення такого документу. Але спори досі виникають», - розповіла партнерка компанії Crowe Erfolg Ukraine, заступниця голови Податкового комітету при ТПП Ольга Богданова.

Читайте також: Конопляні пристрасті: чи стане рослина сільськогосподарською культурою?

Слід зазначити, що часто підприємці хибно вважають, що електроні документи потрібно дублювати їх паперовими варіантами. Натомість, в законодавстві такої вимоги немає. Ринок українського ІТ надає безліч програм зовнішнього ЕДО. У них різні можливості та різний функціонал. Звідси і різна цінова політика. Можна знайти безкоштовні з мінімумом функцій, але більшість, все ж таки, платні.